Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi serta komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat.
Dan kita ketahui arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu sesuai dengan (JRA) Jadwal Retensi Arsip. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan.
Pada hari Jum’at, tanggal 06 April 2023, pukul 09.00 wib sampai selesai bertempat di Ruang Rapat Kerja Kepala Dinas Pangan Pertanian dan Perikanan Kota Pontianak dilaksanakan kegiatan Pembinaan Pengelolaaan Arsip Dinamis dengan narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pontianak. Acara dibuka oleh Sekretaris Dinas Pangan Pertanian dan Perikanan Kota Pontianak, Ibu Dra. Siti Komalasari, M. Si, dengan di dampingi oleh Kasubbag Umum Aparatur Bapak Safrani, Kasubbag Tata Usaha UPT Agribisnis Bapak Suluh Fatika H, S.P, Pejabat Fungsional Bapak Adi Wiyoto,S,P serta dihadiri pengelola arsip baik dari sekretariat, bidang dan UPT (Unit Pelaksana Teknis) dengan dihadiri dari Tim Kearsipan sebagai narasumbernya.
Kesempatan kali ini narasumber langsung disampaikan oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pontianak Ibu Hj. Rendrayani, S.STP,M.Si, didampingi Bapak Hidmansah, S.S.T.Ars sebagai pemberi materi, Bapak Ardy Maryudi,A.Md, Ibu Anur Kusnawati,SE, Ibu Zamida Sertiati,S.Pd, Ibu Eka Sumiati,SH sebagai pengajar.
Guna mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, pencipta arsip perlu membuat :tata naskah dinas, dimana pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
Dalam penjelasan Klasifikasi Arsip merupakan pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. Dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), yang disusun berdasarkan pedoman retensi arsip yang telah dibuat. Pedoman retensi arsip merupakan ketentuan dalam bentuk petunjuk yang memuat retensi arsip masing-masing urusan pemerintahan yang menjadi dasar dalam penyusunan jadwal retensi arsip di setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan atau BUMD.
Sebagai salah satu sumber informasi, arsip harus mudah diakses oleh publik, namun untuk pertimbangan keamanan dan melindungi fisik arsip maka perlu diatur ketentuan tentang pengamanan dan akses arsip dinamis pengelolaan arsip dibutuhkan arsiparis yang handal melalui uji kompetensi dan sertifikasi.
Dokumentasi
1. Sekretaris Dinas Pangan Pertanian dan Perikanan Kota Pontianak Dra. Siti Komalasari, M.Si Membuka acara Pembinaan Pengelolaan Arsip Dinamis
_.jpeg)
_.jpeg)
2. Ibu Hj. Rendrayani, S.STP,M.Si, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pontianak memberikan arahan serta materi
3. Bapak Hidmansah, S.S.T.Ars sebagai pemberi materi
4. Petugas Pengolah Arsip Dinas Pangan Pertanian dan Perikanan Kota Pontianak dan Tim Pengajar Kearsipan dari Dinas Perpustakaan Kota Pontianak Melaksanakan Praktik Langsung
wwy, Sekretariat DPPP Kota Pontianak Photografer wwy & kryti
Op. Kesekretariatan
